Boekhouding

Moneybird is simpel totdat "simpel" betekent dat je hem voor elke order handmatig opent

Moneybird is bewust en bewonderenswaardig simpel, en precies daarom kiezen zoveel shops en zzp'ers het. Het probleem komt met de groei, niet met de software: bij tien orders per dag is Moneybird openen en een factuur typen een gewoonte. Bij vijftig is het een groot deel van iemands middag, elke middag.

En facturen die te laat getypt worden, worden te laat betaald, want de betaaltermijn van een klant begint op de factuurdatum en niet op de orderdatum.

  • Gedocumenteerde REST API, prima op te bouwen
  • Inclusief afletteren van Mollie-betalingen
  • Vanaf € 1.700 plus servicekosten
De tool

Wat Moneybird is, en waar zijn plafond echt ligt

Moneybird is Nederlandse online boekhoudsoftware voor zzp'ers, kleine bureaus en kleine webshops. Verkoop- en inkoopfacturen, offertes, bankafletteren, btw-aangifte, een documentenpostbus, urenregistratie. Bewust smal: geen warehouse, geen productie, geen consolidatie over meerdere entiteiten, geen klantspecifieke prijslijsten.

Die smalheid is een voordeel totdat het bedrijf over een van de randen heen groeit. De eerste rand is meestal volume — factureren is geen klusje van vijf minuten meer. De tweede is de splitsing tussen waar klanten wonen: contacten in Moneybird, dezelfde contacten in een CRM, en niemand die zeker weet welke het juiste factuuradres heeft.

De API is een gedocumenteerde REST API met eenvoudige tokenauthenticatie, een van de prettigere Nederlandse boekhoud-API's om op te bouwen. Dat betekent dat een Moneybird-koppeling meestal maatwerk is in plaats van een plugin, en meestal goedkoper dan het equivalent voor een zwaarder pakket, omdat er minder systeem is om over na te denken.

Wat er misgaat

Drie dingen die misgaan als Moneybird handmatig naast een shop staat

Moneybird-gebruikers zijn meestal kleine teams, en dat verandert de faalgevallen: niets hiervan is een enterprise-datagovernanceprobleem, het gaat allemaal over één of twee mensen die iets dragen wat ze niet zouden hoeven dragen.

Facturen gaan in batches de deur uit, dus geld komt in batches binnen

Als factureren een handmatige taak is, wordt het een vrijdagtaak, of een "als ik eraan toe kom"-taak. Dus wordt een order van maandag op vrijdag gefactureerd, begint de termijn van 14 dagen op vrijdag, en komt de betaling vier dagen later binnen dan nodig was. Doe dat een maand aan orders en je kaspositie loopt structureel een week achter op je verkoop.

Wat je in plaats daarvan ziet

De factuur staat binnen een minuut na de order in Moneybird, verstuurd of als concept, wat je wilt. Niemand heeft een vrijdagtaak, en de betaaltermijn begint op de dag dat de klant echt kocht.

Mollie zegt betaald, Moneybird zegt open

Veel Moneybird-gebruikers ontvangen betalingen via Mollie, wat betekent dat het geld binnen is voordat de factuur bestaat. Dus toont Moneybird een factuur als openstaand, gaat de automatische herinnering eruit, en wordt een klant die twee weken geleden betaalde achter zijn broek gezeten. Die mail kost meer goodwill dan alle uitgespaarde tijd.

Wat je in plaats daarvan ziet

De Mollie-betaling wordt afgeletterd op de factuur en Moneybird springt op betaald zodra het geld binnen is, inclusief de transactiekosten als aparte regel zodat je marge eerlijk is. Terugbetalingen worden creditnota's in plaats van onverklaarde verschillen.

Dezelfde klant bestaat drie keer, net anders

Contacten worden ingetypt in Moneybird, in de webshop, en in welk CRM of mailprogramma de verkoopkant ook gebruikt. Namen lopen uit elkaar, adressen lopen uit elkaar, en btw-nummers staan maar op één plek. Als een factuur gecorrigeerd moet worden, kom je op het slechtst mogelijke moment te weten welke kopie fout was.

Wat je in plaats daarvan ziet

Eén systeem bezit het contact — meestal de shop of het CRM — en Moneybird volgt het, gematcht op btw-nummer of e-mailadres. Een adreswijziging is één aanpassing, op één plek, en de volgende factuur heeft hem.

De rekening van het handwerk

Wat handmatig factureren in Moneybird kost, en wanneer eerlijk gezegd niet

Factureren in Moneybird is snel — dat is het punt van het product — dus de kosten per factuur zijn lager dan bij een zwaarder pakket. Reken op anderhalve tot twee minuten voor een eenvoudige order met een bestaand contact. De kosten zitten in het volume en in de vertraging, niet in de losse handeling.

Bij vijftig orders per dag en twee minuten per stuk is dat ruim anderhalf uur per dag: rond de 35 uur per maand. Dat is het punt waarop het rekenwerk niet echt te betwisten is. Maar we zijn liever eerlijk over de andere kant: verstuur je twintig facturen per maand, dan kost dit je twintig minuten per week, en dan verdient een project van € 1.700 zich niet terug op een termijn waarop je kunt plannen.

Wat die rekensom bij een laag volume wél verandert is de vertraging en de goodwill, niet de uren. Knijpt te laat factureren je cashflow af, of gaan er betalingsherinneringen naar klanten die al hebben betaald, dan is het verhaal ook bij veel lagere aantallen te maken — en de Groeicheck is een goedkopere manier om uit te zoeken welke van die twee je hebt dan een offerte.

  • Vijftig orders per dag maal twee minuten: ruwweg 35 uur per maand.
  • Drie tot vijf dagen gemiddelde factuurvertraging, op elke factuur, direct uit je kaspositie.
  • Betalingsherinneringen naar klanten die al via Mollie hebben betaald.
  • Dubbele contacten, ontdekt op het moment dat een factuur gecorrigeerd moet worden.
Wat we bouwen

Wij bouwen ook het ding aan de andere kant

Moneybird-gebruikers zijn hier meestal het duidelijkste geval voor: de shop of de site is vaak het enige systeem in het bedrijf naast het boekhoudpakket, dus samen zijn die twee de hele operatie. Beide goed krijgen is één project, niet twee leveranciers die naar elkaar wijzen.

Een koppeling heeft twee kanten. Er zijn genoeg bureaus die de API-call voor je bouwen en je een JSON-payload overhandigen; dat is de makkelijke helft. De moeilijke helft is waar die data in landt — een website, een webshop, een portaal waar je klanten op inloggen, een intern hulpmiddel dat een spreadsheet vervangt. JKC bouwt beide kanten, en daarom blijven de koppelingen die wij bouwen meestal werken: aan de ontvangende kant is voor ons niets een zwarte doos.

API-koppelingen

De koppeling zelf: authenticatie, veldmapping, rate limits, retries en een wachtrij die overleeft dat het andere systeem een uur uit de lucht is. Gebouwd op de gedocumenteerde API als die er is, en op wat de leverancier werkelijk aanbiedt als die er niet is.

Websites

WordPress-sites die uit je systemen lezen in plaats van ze met de hand na te typen: een vacaturepagina die uit je HR-systeem komt, een teampagina die je salarisadministratie volgt, prijzen en beschikbaarheid die de echte zijn.

Webshops

WooCommerce-shops waarin de order de laatste keer is dat iemand hem intypt: hij wordt een factuur in je boekhoudpakket, een label bij je vervoerder, een voorraadmutatie in je warehouse en een regel in je CRM, uit zichzelf.

Webapplicaties

Als het proces in geen enkel standaardproduct past: een klantportaal, een offertetool, een planbord, een dashboard dat drie systemen tegelijk uitleest. Gebouwd op jouw data, met jouw systemen als bron in plaats van een kopie ervan.

Wat er gekoppeld kan worden

Wat er tussen Moneybird en je shop, CRM of site gekoppeld kan worden

Moneybird heeft geen voorraad en geen orderobjecten, dus de stromen gaan over facturen, contacten en geld. Dat is een kortere lijst dan bij een ERP, en het is een van de redenen waarom een Moneybird-project meestal onderaan de prijsrange landt.

  • Orders als verkoopfactuur

    Contact, factuurregels, aantallen, prijzen, kortingen, het juiste btw-tarief per regel en je eigen grootboekrekeningen. Direct verstuurd of als concept aangemaakt zodat iemand er eerst naar kijkt — een keuze die je per ordertype wilt maken en niet één keer.

  • Terugkerende facturen voor abonnementen en strippenkaarten

    Een abonnement dat op de site start en een terugkerende factuur in Moneybird wordt, en opzeggen op de site die hem daar ook beëindigt. Die opzeghelft is de helft die mensen vergeten, en die opduikt als facturen aan ex-klanten.

  • Betaalstatus uit Mollie, Stripe of je bank

    De factuur op betaald gezet op de dag dat het geld binnenkwam, met de kosten van de betaalprovider als eigen regel zodat bruto en netto beide zichtbaar zijn. Terugbetalingen worden creditnota's.

  • Contacten tussen Moneybird, de shop en een CRM

    Gematcht op btw-nummer of e-mailadres, met één systeem aangewezen als eigenaar van het factuuradres. Werkt met HubSpot, Pipedrive, Teamleader of de eigen klantentabel van een shop.

  • Uren uit een project- of planningstool

    Uren die in Productive, Monday of een eigen tool zijn geboekt en in Moneybird als factureerbare regels aankomen, zodat een factuur voor een maand werk gegenereerd wordt in plaats van uit een spreadsheet gebouwd.

  • Facturen en openstaand saldo naar een klantportaal

    Een ingelogde klant die zijn eigen facturen downloadt, ziet wat er openstaat en het daar betaalt. Goedkoop te bouwen bovenop een koppeling die er al is, en het haalt een hele categorie mail van je bureau.

Regel één en drie samen zijn het klassieke Moneybird-project, en die zijn meestal genoeg: facturen automatisch aangemaakt, betalingen automatisch afgeletterd. Al het andere is het waard om toe te voegen zodra je die twee ziet lopen.

Hoe het werkt

Hoe een koppeling bij JKC gebouwd wordt

Elke keer dezelfde vier stappen, om welke tool het ook gaat. Niets hiervan is een workshop waar je voor betaalt: stap één bestaat omdat een koppeling verkeerd afbakenen het duurste is wat er met zo'n koppeling kan gebeuren.

  1. 1. We kijken wat er nu écht wordt overgetypt

    Niet "welke velden bestaan er" maar "welke velden verplaatst iemand nu met de hand, hoe vaak, en wat gaat er stuk als het misgaat". De meeste projecten blijken twee of drie stromen nodig te hebben, geen volledige tweerichtingssync van alles. Dat gesprek is wat de offerte laag houdt.

  2. 2. We kiezen de route, en zeggen waarom

    Een onderhouden connector van de leverancier, een platform als Make of Zapier, of een maatwerkkoppeling op de API. Goedkoopste eerst, niet maatwerk eerst: als een ondersteunde plugin precies doet wat je nodig hebt, dan is dat het antwoord en zeggen we dat ook. Maatwerk is voor de gevallen waarin de kant-en-klare optie zoveel configuratie vraagt dat hij juist het fragiele onderdeel wordt.

  3. 3. We bouwen hem zo dat hij het andere systeem overleeft

    Elke koppeling krijgt retries, een wachtrij en een idempotency-sleutel mee, zodat een order die binnenkomt terwijl de andere kant eruit ligt later wordt afgeleverd in plaats van verdwijnt, en een retry geen tweede factuur aanmaakt. Eerst op een testomgeving waar de leverancier die aanbiedt, zodat het eerste wat je echte administratie ziet een werkende koppeling is.

  4. 4. We dragen hem over met de faalgevallen opgeschreven

    Welke meldingen je krijgt, wat elke melding betekent, wat je eraan doet en wie je belt. Plus de inloggegevens op jouw naam, in jouw eigen kluis — niet in de onze. Een koppeling die niemand behalve wij kan onderhouden is een koppeling die niet van jou is.

Meer over systeemintegraties bij JKC

Nadat hij live is

Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling

Dit is het deel dat in de meeste offertes ontbreekt. Een koppeling die stopt met werken zonder dat iemand het merkt is erger dan handwerk, want bij handwerk merkt iemand het tenminste als het niet gedaan is. Elke koppeling die JKC bouwt wordt gemonitord, en die monitoring is geen bijverkoop — die zit in de servicekosten.

Een melding per mislukt bericht, geen maandrapport

Een bericht dat niet doorkomt geeft binnen het uur een melding, met de regel waar het over ging. Geen dashboard dat je moet onthouden om te bekijken.

Opnieuw versturen, niet opnieuw invoeren

Wat mislukt is blijft in een wachtrij staan en kan opnieuw verstuurd worden zodra de oorzaak weg is, in de juiste volgorde. Niemand hoeft gisteren door te spitten op zoek naar de vier orders die niet zijn aangekomen.

Wij volgen de wijzigingen van de leverancier, zodat jij dat niet hoeft

API's krijgen nieuwe versies, worden uitgefaseerd en gaan op rate limits. Kondigt een leverancier een wijziging aan die jouw koppeling raakt, dan is meebewegen onderdeel van de servicekosten en geen nieuw project.

Wat het kost

Vanaf € 1.700, en de grootste variabele is wie de andere kant heeft gebouwd

Specifiek voor Moneybird gaat de eerlijke opmerking over volume en niet over techniek. Onder ruwweg honderd facturen per maand is een koppeling meestal geen € 1.700 waard op uitgespaarde tijd alleen, en dan zeggen we dat. Daarboven, of waar te laat factureren je geld kost, verdient hij zich binnen een jaar terug.

Een koppeling begint vanaf € 1.700 plus maandelijkse servicekosten, waar de monitoring, de wachtrij en het bijhouden van API-wijzigingen van de leverancier in zitten. Werk buiten een vaste scope is € 95 per uur.

Wat het bedrag beweegt is niet de tool — het is hoe goed het systeem aan de andere kant bekend is. Heeft JKC je website, je webshop of je webapplicatie gebouwd, dan kennen we het datamodel, de uitzonderingen en waar de voorraadaantallen echt vandaan komen, en is een koppeling erin vooral configureren en testen. Is het een systeem dat we nooit hebben opengeslagen, dan beginnen we met een korte technische check aan beide kanten en offreren we daarna, zodat je niet op uurbasis betaalt voor ons uitzoekwerk.

Twee dingen die het bedrag verder bewegen, in onze ervaring meer dan al het andere: of de tool een echte API heeft of alleen een CSV-export, en of de sync twee kanten op moet. Eenrichting is ruwweg de helft van het werk van tweerichting, want tweerichting betekent per veld beslissen welk systeem wint als ze het oneens zijn — en die beslissing is het dure deel, niet de code.

Vragen

Veelgestelde vragen over Moneybird koppelen

Ja, en het is de meest gevraagde Moneybird-koppeling die we krijgen. Een Mollie-betaling wordt afgeletterd op zijn factuur en Moneybird springt op betaald op de dag dat het geld echt binnen was, niet op de dag dat iemand eraan toe kwam om de bank te checken.

Twee details die het verschil maken tussen een werkende en een bijna-werkende versie: de transactiekosten van Mollie worden als eigen regel geboekt, zodat je marge per order eerlijk blijft in plaats van stilletjes te krimpen; en een terugbetaling wordt een creditnota op de originele factuur in plaats van een onverklaarde negatieve post in de bankfeed.

Staat hier vaak naast

Tools die hier vaak naast staan

Bijna niemand koppelt één tool. Dit zijn de tools die in hetzelfde gesprek langskomen, of omdat ze in hetzelfde deel van het bedrijf zitten of omdat mensen om die twee samen vragen.

Bekijk alle koppelingen

Gratis, 10 minuten

Geen idee waar de handmatige uren echt naartoe gaan?

Daar is de Groeicheck voor. Tien minuten, zonder verkoopgesprek eraan vast: je krijgt terug waar het dubbele werk zit, welke koppeling zich als eerste terugverdient, en welke eerlijk gezegd niet.

Doe de gratis Groeicheck