Boekhouding

Exact Globe draait in je eigen gebouw, en dat is het hele verschil

Exact Globe is de on-premise Exact, en genoeg Nederlandse groothandels en producenten draaien hun hele operatie er nog op — vaak met Exact Synergy ernaast. Het werkt, het is betaald, en niemand heeft haast om te migreren.

Het addertje voor een website zit niet in de software. Het zit erin dat Globe op een server in jouw gebouw staat, achter jouw firewall, en dat een webshop op internet hem niet zomaar iets kan vragen.

  • Push van binnenuit, of een gateway
  • Orders, voorraad, artikelen, klanten
  • De netwerkroute staat vóór de offerte
De tool

Wat Exact Globe is, en waarom het niet simpelweg "Exact Online, offline" is

Exact Globe Next is de on-premise ERP van Exact: financieel, voorraad, orderbeheer, inkoop, productie, op een SQL Server-database die je zelf bezit. Exact Synergy staat er vaak naast voor documenten, workflows en CRM. Het is een ander product dan Exact Online, geen oudere versie ervan — het datamodel is anders, de uitbreidpunten zijn anders, en een connector voor het ene werkt niet met het andere.

Koppelingen met Globe worden meestal op een van drie manieren gebouwd: direct op de SQL-database met een alleen-lezen account, via de eigen XML- of webservicelaag van Exact als jouw versie die heeft, of met een klein programma binnen je netwerk dat gegevens periodiek naar buiten duwt. Welke daarvan beschikbaar is hangt af van je versie en, vaker nog, van wat je IT-afdeling wil goedkeuren.

Wat er misgaat

Drie dingen die misgaan rond een on-premise Exact

Alle drie zijn gevolgen van één feit: het bronsysteem is niet bereikbaar vanaf internet, dus overbrugt iemand het gat met de hand.

Het nachtelijke CSV-bestand waar alles op leunt

Bijna elke Globe-situatie die we zien heeft er een: een export die om drie uur 's nachts loopt, op een FTP-server landt en de website voedt. Als hij faalt, meldt niets dat aan iemand, en toont de shop de prijzen van gisteren tot een klant klaagt.

Wat je in plaats daarvan ziet

Dezelfde export, maar als een gemonitorde taak met een hartslag: een nacht zonder bestand is een melding en geen stilte, en het vorige bestand blijft staan in plaats van vervangen te worden door een leeg exemplaar.

Orders komen per mail binnen en worden ingetypt

Omdat de shop niet in Globe kan schrijven, mailt de shop de order naar de backoffice en voert iemand hem in. Alle gebruikelijke overtypfouten, plus een wachtrij die iemands inbox is.

Wat je in plaats daarvan ziet

Een klein programma binnen je netwerk haalt orders op over een geauthenticeerde verbinding en schrijft ze in Globe, met het shopordernummer als kenmerk. Geen inbox ertussen.

Het IT-gesprek komt na de offerte

Een leverancier offreert een Globe-koppeling alsof het een cloudkoppeling is, en ontdekt in week drie dat een poort openzetten niet wordt goedgekeurd. Het project loopt vast, en beide kanten vinden dat de ander het had moeten vragen.

Wat je in plaats daarvan ziet

Wij vragen in het eerste gesprek welke van de drie routes jouw IT accepteert, en offreren op die route. Het is een vraag van een kwartier die de hele planning bepaalt.

De rekening van het handwerk

Wat de handmatige brug rond Globe kost

Het kostenpatroon is hier anders dan bij een cloudpakket. Het overtypen is echt, maar de grotere kostenpost is meestal de kwetsbaarheid: een nachtelijke export die niemand monitort betekent dat de website een dag lang zelfverzekerd verkeerd staat, meerdere keren per jaar, en elk van die dagen levert orders op tegen de verkeerde prijs of belooft voorraad die er niet is.

De tweede kostenpost is organisatorisch. Omdat maar twee mensen getallen uit Globe kunnen halen, worden die twee mensen een knelpunt voor alles — een nieuwe prijslijst, een actie, een rapport. Dat staat op geen enkele factuur, maar het is waarom een marketingidee van twee weken zes weken duurt.

Wat we bouwen

Wij bouwen ook het ding aan de andere kant

Bij Globe is dit vaak de echte reden om ons te bellen: de website ervoor is meestal het oudste ding in het bedrijf, en een koppeling met een moderne shop is een half shopproject.

Een koppeling heeft twee kanten. Er zijn genoeg bureaus die de API-call voor je bouwen en je een JSON-payload overhandigen; dat is de makkelijke helft. De moeilijke helft is waar die data in landt — een website, een webshop, een portaal waar je klanten op inloggen, een intern hulpmiddel dat een spreadsheet vervangt. JKC bouwt beide kanten, en daarom blijven de koppelingen die wij bouwen meestal werken: aan de ontvangende kant is voor ons niets een zwarte doos.

API-koppelingen

De koppeling zelf: authenticatie, veldmapping, rate limits, retries en een wachtrij die overleeft dat het andere systeem een uur uit de lucht is. Gebouwd op de gedocumenteerde API als die er is, en op wat de leverancier werkelijk aanbiedt als die er niet is.

Websites

WordPress-sites die uit je systemen lezen in plaats van ze met de hand na te typen: een vacaturepagina die uit je HR-systeem komt, een teampagina die je salarisadministratie volgt, prijzen en beschikbaarheid die de echte zijn.

Webshops

WooCommerce-shops waarin de order de laatste keer is dat iemand hem intypt: hij wordt een factuur in je boekhoudpakket, een label bij je vervoerder, een voorraadmutatie in je warehouse en een regel in je CRM, uit zichzelf.

Webapplicaties

Als het proces in geen enkel standaardproduct past: een klantportaal, een offertetool, een planbord, een dashboard dat drie systemen tegelijk uitleest. Gebouwd op jouw data, met jouw systemen als bron in plaats van een kopie ervan.

Wat er gekoppeld kan worden

Wat er tussen Exact Globe en je shop gekoppeld kan worden

Lezen is bijna altijd mogelijk; schrijven hangt af van de route die jouw IT accepteert. Wat wat is zeggen we vóór de offerte in plaats van erna.

  • Artikelen, prijzen en klantprijsafspraken

    De lijst die een B2B-shop nodig heeft om de juiste prijs aan de juiste ingelogde klant te tonen. Meestal de eerste stroom, omdat hij alleen leest en geen schrijfrechten nodig heeft.

  • Voorraad per artikel en per warehouse

    Op een schema, met een buffer. Een kwartierritme is meestal het beste punt; sneller belast een productie-ERP voor heel weinig winst.

  • Webshoporders naar Globe

    Als verkooporder geschreven via de route die jouw IT goedkeurt. Dit is de stroom die het netwerkgesprek nodig heeft, en de stroom die het meeste handwerk weghaalt.

  • Order- en leverstatus terug naar de klant

    Zodat een B2B-klant kan zien waar zijn order is zonder te bellen. Goedkoop zodra de leesroute er is, en het haalt verrassend veel telefoontjes weg.

Hoe het werkt

Hoe een koppeling bij JKC gebouwd wordt

Elke keer dezelfde vier stappen, om welke tool het ook gaat. Niets hiervan is een workshop waar je voor betaalt: stap één bestaat omdat een koppeling verkeerd afbakenen het duurste is wat er met zo'n koppeling kan gebeuren.

  1. 1. We kijken wat er nu écht wordt overgetypt

    Niet "welke velden bestaan er" maar "welke velden verplaatst iemand nu met de hand, hoe vaak, en wat gaat er stuk als het misgaat". De meeste projecten blijken twee of drie stromen nodig te hebben, geen volledige tweerichtingssync van alles. Dat gesprek is wat de offerte laag houdt.

  2. 2. We kiezen de route, en zeggen waarom

    Een onderhouden connector van de leverancier, een platform als Make of Zapier, of een maatwerkkoppeling op de API. Goedkoopste eerst, niet maatwerk eerst: als een ondersteunde plugin precies doet wat je nodig hebt, dan is dat het antwoord en zeggen we dat ook. Maatwerk is voor de gevallen waarin de kant-en-klare optie zoveel configuratie vraagt dat hij juist het fragiele onderdeel wordt.

  3. 3. We bouwen hem zo dat hij het andere systeem overleeft

    Elke koppeling krijgt retries, een wachtrij en een idempotency-sleutel mee, zodat een order die binnenkomt terwijl de andere kant eruit ligt later wordt afgeleverd in plaats van verdwijnt, en een retry geen tweede factuur aanmaakt. Eerst op een testomgeving waar de leverancier die aanbiedt, zodat het eerste wat je echte administratie ziet een werkende koppeling is.

  4. 4. We dragen hem over met de faalgevallen opgeschreven

    Welke meldingen je krijgt, wat elke melding betekent, wat je eraan doet en wie je belt. Plus de inloggegevens op jouw naam, in jouw eigen kluis — niet in de onze. Een koppeling die niemand behalve wij kan onderhouden is een koppeling die niet van jou is.

Meer over systeemintegraties bij JKC

Nadat hij live is

Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling

Dit is het deel dat in de meeste offertes ontbreekt. Een koppeling die stopt met werken zonder dat iemand het merkt is erger dan handwerk, want bij handwerk merkt iemand het tenminste als het niet gedaan is. Elke koppeling die JKC bouwt wordt gemonitord, en die monitoring is geen bijverkoop — die zit in de servicekosten.

Een melding per mislukt bericht, geen maandrapport

Een bericht dat niet doorkomt geeft binnen het uur een melding, met de regel waar het over ging. Geen dashboard dat je moet onthouden om te bekijken.

Opnieuw versturen, niet opnieuw invoeren

Wat mislukt is blijft in een wachtrij staan en kan opnieuw verstuurd worden zodra de oorzaak weg is, in de juiste volgorde. Niemand hoeft gisteren door te spitten op zoek naar de vier orders die niet zijn aangekomen.

Wij volgen de wijzigingen van de leverancier, zodat jij dat niet hoeft

API's krijgen nieuwe versies, worden uitgefaseerd en gaan op rate limits. Kondigt een leverancier een wijziging aan die jouw koppeling raakt, dan is meebewegen onderdeel van de servicekosten en geen nieuw project.

Wat het kost

Vanaf € 1.700, en de grootste variabele is wie de andere kant heeft gebouwd

Bij Exact Globe hangt de prijs meer af van je netwerk dan van je gegevens. Een route die jouw IT al toestaat houdt dit in de normale range; een route die eerst gemaakt en op security beoordeeld moet worden kost weken extra, en dat zetten we liever in de offerte dan dat we het samen ontdekken.

Een koppeling begint vanaf € 1.700 plus maandelijkse servicekosten, waar de monitoring, de wachtrij en het bijhouden van API-wijzigingen van de leverancier in zitten. Werk buiten een vaste scope is € 95 per uur.

Wat het bedrag beweegt is niet de tool — het is hoe goed het systeem aan de andere kant bekend is. Heeft JKC je website, je webshop of je webapplicatie gebouwd, dan kennen we het datamodel, de uitzonderingen en waar de voorraadaantallen echt vandaan komen, en is een koppeling erin vooral configureren en testen. Is het een systeem dat we nooit hebben opengeslagen, dan beginnen we met een korte technische check aan beide kanten en offreren we daarna, zodat je niet op uurbasis betaalt voor ons uitzoekwerk.

Twee dingen die het bedrag verder bewegen, in onze ervaring meer dan al het andere: of de tool een echte API heeft of alleen een CSV-export, en of de sync twee kanten op moet. Eenrichting is ruwweg de helft van het werk van tweerichting, want tweerichting betekent per veld beslissen welk systeem wint als ze het oneens zijn — en die beslissing is het dure deel, niet de code.

Vragen

Veelgestelde vragen over Exact Globe koppelen

Voor lezen soms, met een alleen-lezen account en alleen op views die we hebben afgestemd met wie jouw Globe beheert. Het is snel en goed te begrijpen, en het overleeft een Exact-upgrade minder goed dan een ondersteunde interface, en dat zeggen we vooraf.

Voor schrijven bijna nooit. Direct in de tabellen van een ERP schrijven slaat de validatie over die het ERP betrouwbaar maakt. Orders gaan via de eigen interface van Exact naar binnen, of via een programma dat die gebruikt.

Staat hier vaak naast

Tools die hier vaak naast staan

Bijna niemand koppelt één tool. Dit zijn de tools die in hetzelfde gesprek langskomen, of omdat ze in hetzelfde deel van het bedrijf zitten of omdat mensen om die twee samen vragen.

Bekijk alle koppelingen

Gratis, 10 minuten

Geen idee waar de handmatige uren echt naartoe gaan?

Daar is de Groeicheck voor. Tien minuten, zonder verkoopgesprek eraan vast: je krijgt terug waar het dubbele werk zit, welke koppeling zich als eerste terugverdient, en welke eerlijk gezegd niet.

Doe de gratis Groeicheck