CRM

Teamleader doet offertes, CRM en facturatie tegelijk. Precies daar begint de verwarring

Een offerte wordt online geaccepteerd via Teamleader op een vrijdagmiddag. Niemand kijkt op vrijdagmiddag naar Teamleader, dus het project dat had moeten starten begint pas de woensdag erna, als iemand toevallig de app opent en de statuswijziging ziet.

Dit is de specifieke valkuil van een tool die meer dan één taak doet. Teamleader is CRM, offreren en facturatie op één plek, wat echt handig is — totdat die handigheid betekent dat drie verschillende teams er allemaal van uitgaan dat iemand anders erop let.

  • Focus API (REST, OAuth 2.0)
  • Bedrijven, Deals, offertes, facturen
  • Vanaf € 1.700 plus servicekosten
De tool

Wat Teamleader Focus is, en waarom het overlapt met een boekhoudpakket

Teamleader Focus — de herbenaming van wat vroeger Teamleader CRM plus Invoicing heette — is Belgische software die CRM, offreren, factureren, urenregistratie en lichte projectmanagement in één product combineert, gericht op mkb-dienstverleners en bureaus. Het is echt populair in de Benelux, in hetzelfde marktsegment als de kleinere boekhoudpakketten elders in deze bank.

Die breedte is ook waar je op moet plannen: omdat Teamleader zelf kan factureren, moet een bedrijf dat ook Exact Online of Moneybird draait expliciet beslissen welk systeem de factuur echt verstuurt, in plaats van te ontdekken dat beide dat doen en de cijfers ertussen niet meer kloppen.

De API — Focus, een gedocumenteerde REST API met OAuth 2.0 — dekt Companies, Contacts, Deals, Quotations en Invoices als eersteklas objecten, met webhooks op de meeste ervan, wat "een offerte is geaccepteerd" of "een deal is een fase verder" iets maakt waar een website meteen op kan reageren in plaats van iets wat een mens moet opmerken.

Wat er misgaat

Drie dingen die misgaan rond een Teamleader-account

Twee van deze komen specifiek doordat Teamleader meerdere taken tegelijk doet, en dat is precies wat het in de eerste plaats aantrekkelijk maakt.

Een geaccepteerde offerte start niets

Een klant accepteert online een offerte. In Teamleader is dat een statuswijziging; in de praktijk zou het moeten betekenen dat een project start, een leverdatum wordt gepland, een welkomstmail wordt verstuurd. Niets daarvan gebeurt totdat iemand de status met de hand opmerkt.

Wat je in plaats daarvan ziet

Een webhook op het event "offerte geaccepteerd" start de volgende stap meteen — een project aangemaakt, een melding naar wie het werk uitvoert — dezelfde minuut dat de klant op accepteren klikte.

Twee systemen denken allebei dat zij de factuur versturen

Een bedrijf dat Teamleader gebruikt voor CRM en offertes, en Exact Online of Moneybird voor de echte boekhouding, eindigt soms met factureren vanuit beide — een projectmanager stuurt er een vanuit Teamleader omdat het handig is, financiën stuurt er een vanuit het boekhoudpakket omdat dat het proces is. De klant krijgt twee facturen voor één klus.

Wat je in plaats daarvan ziet

Eén systeem wordt aangewezen als het facturatiesysteem, en het andere levert alleen ooit de offerte of de deal die dat voedt — nooit een tweede factuur voor dezelfde klus.

Hetzelfde bedrijf bestaat twee keer, onder twee spellingen

Een webformulier en een handmatig ingevoerde deal spellen de naam van een bedrijf anders, en Teamleader maakt twee Companies aan in plaats van er één te herkennen. Een offerte- en een factuurgeschiedenis eindigen gesplitst over records die eigenlijk dezelfde klant zijn.

Wat je in plaats daarvan ziet

Nieuwe Companies worden gematcht op btw- of KVK-nummer waar beschikbaar, in plaats van op een vrij ingevoerde naam, voordat er iets nieuws wordt aangemaakt.

De rekening van het handwerk

Wat een onopgemerkte statuswijziging in Teamleader kost

Dit gaat minder om uren en meer om vertraging die optelt. Worden geaccepteerde offertes online alleen eens per dag gecheckt, dan start een project gemiddeld een halve dag later dan zou kunnen — bij 20 geaccepteerde offertes per maand is dat 10 verloren halve dagen verspreid over een team, die nergens als kostenpost opduiken.

De dubbele factuur is zeldzamer maar duur als hij toeslaat: een creditnota, een verontschuldiging, en — erger voor een klein bureau — een klant die voortaan elke factuur die je stuurt dubbel checkt, en dat is een vertrouwenskost die langer meegaat dan het bedrag zelf.

Wat we bouwen

Wij bouwen ook het ding aan de andere kant

Bij Teamleader is de eerste en waardevolste beslissing niet technisch: welk systeem — Teamleader of een apart boekhoudpakket — de facturatie echt bezit, expliciet gemaakt voordat er een koppeling wordt gebouwd, niet achteraf ontdekt.

Een koppeling heeft twee kanten. Er zijn genoeg bureaus die de API-call voor je bouwen en je een JSON-payload overhandigen; dat is de makkelijke helft. De moeilijke helft is waar die data in landt — een website, een webshop, een portaal waar je klanten op inloggen, een intern hulpmiddel dat een spreadsheet vervangt. JKC bouwt beide kanten, en daarom blijven de koppelingen die wij bouwen meestal werken: aan de ontvangende kant is voor ons niets een zwarte doos.

API-koppelingen

De koppeling zelf: authenticatie, veldmapping, rate limits, retries en een wachtrij die overleeft dat het andere systeem een uur uit de lucht is. Gebouwd op de gedocumenteerde API als die er is, en op wat de leverancier werkelijk aanbiedt als die er niet is.

Websites

WordPress-sites die uit je systemen lezen in plaats van ze met de hand na te typen: een vacaturepagina die uit je HR-systeem komt, een teampagina die je salarisadministratie volgt, prijzen en beschikbaarheid die de echte zijn.

Webshops

WooCommerce-shops waarin de order de laatste keer is dat iemand hem intypt: hij wordt een factuur in je boekhoudpakket, een label bij je vervoerder, een voorraadmutatie in je warehouse en een regel in je CRM, uit zichzelf.

Webapplicaties

Als het proces in geen enkel standaardproduct past: een klantportaal, een offertetool, een planbord, een dashboard dat drie systemen tegelijk uitleest. Gebouwd op jouw data, met jouw systemen als bron in plaats van een kopie ervan.

Wat er gekoppeld kan worden

Wat er tussen Teamleader en je website gekoppeld kan worden

Gebouwd op de Focus API met een afgebakende OAuth-toestemming. Webhooks op Deals en Quotations dekken het meeste van "er is iets veranderd" zonder te hoeven pollen.

  • Webformulieren als Companies, Contacts en Deals

    Gematcht op btw- of KVK-nummer waar beschikbaar voordat er iets nieuws wordt aangemaakt, geplaatst in de juiste pipeline.

  • Offerte geaccepteerd, als trigger

    Een webhook op het acceptatie-event die start wat er daarna zou moeten gebeuren — een projectrecord, een planningsmelding, een welkomstreeks.

  • Webshoporders als Deals of Invoices

    Alleen als Teamleader het afgesproken facturatiesysteem is — anders gaat de order naar het boekhoudpakket en ontvangt Teamleader alleen de Deal voor CRM-doeleinden.

  • Factuur- en betaalstatus naar een klantportaal

    Een ingelogde klant die ziet wat openstaat en wat betaald is, rechtstreeks uit Teamleader gelezen in plaats van een status die iemand in een spreadsheet bijhoudt.

Hoe het werkt

Hoe een koppeling bij JKC gebouwd wordt

Elke keer dezelfde vier stappen, om welke tool het ook gaat. Niets hiervan is een workshop waar je voor betaalt: stap één bestaat omdat een koppeling verkeerd afbakenen het duurste is wat er met zo'n koppeling kan gebeuren.

  1. 1. We kijken wat er nu écht wordt overgetypt

    Niet "welke velden bestaan er" maar "welke velden verplaatst iemand nu met de hand, hoe vaak, en wat gaat er stuk als het misgaat". De meeste projecten blijken twee of drie stromen nodig te hebben, geen volledige tweerichtingssync van alles. Dat gesprek is wat de offerte laag houdt.

  2. 2. We kiezen de route, en zeggen waarom

    Een onderhouden connector van de leverancier, een platform als Make of Zapier, of een maatwerkkoppeling op de API. Goedkoopste eerst, niet maatwerk eerst: als een ondersteunde plugin precies doet wat je nodig hebt, dan is dat het antwoord en zeggen we dat ook. Maatwerk is voor de gevallen waarin de kant-en-klare optie zoveel configuratie vraagt dat hij juist het fragiele onderdeel wordt.

  3. 3. We bouwen hem zo dat hij het andere systeem overleeft

    Elke koppeling krijgt retries, een wachtrij en een idempotency-sleutel mee, zodat een order die binnenkomt terwijl de andere kant eruit ligt later wordt afgeleverd in plaats van verdwijnt, en een retry geen tweede factuur aanmaakt. Eerst op een testomgeving waar de leverancier die aanbiedt, zodat het eerste wat je echte administratie ziet een werkende koppeling is.

  4. 4. We dragen hem over met de faalgevallen opgeschreven

    Welke meldingen je krijgt, wat elke melding betekent, wat je eraan doet en wie je belt. Plus de inloggegevens op jouw naam, in jouw eigen kluis — niet in de onze. Een koppeling die niemand behalve wij kan onderhouden is een koppeling die niet van jou is.

Meer over systeemintegraties bij JKC

Nadat hij live is

Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling

Dit is het deel dat in de meeste offertes ontbreekt. Een koppeling die stopt met werken zonder dat iemand het merkt is erger dan handwerk, want bij handwerk merkt iemand het tenminste als het niet gedaan is. Elke koppeling die JKC bouwt wordt gemonitord, en die monitoring is geen bijverkoop — die zit in de servicekosten.

Een melding per mislukt bericht, geen maandrapport

Een bericht dat niet doorkomt geeft binnen het uur een melding, met de regel waar het over ging. Geen dashboard dat je moet onthouden om te bekijken.

Opnieuw versturen, niet opnieuw invoeren

Wat mislukt is blijft in een wachtrij staan en kan opnieuw verstuurd worden zodra de oorzaak weg is, in de juiste volgorde. Niemand hoeft gisteren door te spitten op zoek naar de vier orders die niet zijn aangekomen.

Wij volgen de wijzigingen van de leverancier, zodat jij dat niet hoeft

API's krijgen nieuwe versies, worden uitgefaseerd en gaan op rate limits. Kondigt een leverancier een wijziging aan die jouw koppeling raakt, dan is meebewegen onderdeel van de servicekosten en geen nieuw project.

Wat het kost

Vanaf € 1.700, en de grootste variabele is wie de andere kant heeft gebouwd

Specifiek voor Teamleader hangt de prijs meer af van die facturatiebeslissing dan van het API-werk zelf: een koppeling die alleen CRM en offertes raakt zit onderaan de range, terwijl een koppeling die Teamleader ook tegen een apart boekhoudpakket moet afstemmen dichter bij twee projecten zit dan bij één.

Een koppeling begint vanaf € 1.700 plus maandelijkse servicekosten, waar de monitoring, de wachtrij en het bijhouden van API-wijzigingen van de leverancier in zitten. Werk buiten een vaste scope is € 95 per uur.

Wat het bedrag beweegt is niet de tool — het is hoe goed het systeem aan de andere kant bekend is. Heeft JKC je website, je webshop of je webapplicatie gebouwd, dan kennen we het datamodel, de uitzonderingen en waar de voorraadaantallen echt vandaan komen, en is een koppeling erin vooral configureren en testen. Is het een systeem dat we nooit hebben opengeslagen, dan beginnen we met een korte technische check aan beide kanten en offreren we daarna, zodat je niet op uurbasis betaalt voor ons uitzoekwerk.

Twee dingen die het bedrag verder bewegen, in onze ervaring meer dan al het andere: of de tool een echte API heeft of alleen een CSV-export, en of de sync twee kanten op moet. Eenrichting is ruwweg de helft van het werk van tweerichting, want tweerichting betekent per veld beslissen welk systeem wint als ze het oneens zijn — en die beslissing is het dure deel, niet de code.

Vragen

Veelgestelde vragen over Teamleader koppelen

Er is geen universeel juist antwoord, maar er moet wel één antwoord zijn, afgesproken voordat we iets bouwen. Teamleader is een redelijk facturatiesysteem voor een kleine dienstverlener die niet veel meer nodig heeft dan offertes en facturen; een bedrijf met complexere btw-situaties, meerdere entiteiten of een boekhouder die al op Exact of Moneybird is gestandaardiseerd, factureert meestal beter daar.

Wat je ook kiest, het andere systeem zou alleen ooit de deal of offerte moeten leveren die de factuur voedt, nooit een eigen tweede factuur.

Staat hier vaak naast

Tools die hier vaak naast staan

Bijna niemand koppelt één tool. Dit zijn de tools die in hetzelfde gesprek langskomen, of omdat ze in hetzelfde deel van het bedrijf zitten of omdat mensen om die twee samen vragen.

Bekijk alle koppelingen

Gratis, 10 minuten

Geen idee waar de handmatige uren echt naartoe gaan?

Daar is de Groeicheck voor. Tien minuten, zonder verkoopgesprek eraan vast: je krijgt terug waar het dubbele werk zit, welke koppeling zich als eerste terugverdient, en welke eerlijk gezegd niet.

Doe de gratis Groeicheck