Projectmanagement

Productive volgt de echte uren en het echte budget. Je factuur komt vaak ergens anders vandaan

Productive is een PSA: deals, budgetten, uren, en — dit is het deel waar mensen over struikelen — eigen facturatie. Zodra je daarnaast ook een echt boekhoudpakket draait, ligt er een beslissing te wachten die niemand heeft opgeschreven: welk systeem echt de factuur verstuurt, en welk systeem dat alleen denkt.

Wij draaien zelf een tool in deze vorm, voor hetzelfde soort werk waar JKC voor factureert, en daarom herkennen we de specifieke manieren waarop dit misgaat voordat een klant is uitgesproken.

  • REST API, goed gedocumenteerd voor een PSA
  • Deals, budgetten, uren, facturatie
  • Vanaf € 1.700 plus servicekosten
De tool

Wat Productive is, en de overlap die de meeste vragen veroorzaakt

Productive is bureausoftware: een salespipeline die een budget wordt, budgetten die worden bijgehouden tegen uren en kosten, en facturatie die daarbovenop is gebouwd. Het is gericht op bureaus, studio's en adviesbureaus die tijd verkopen en één plek willen waar een deal, een project en de marge hetzelfde record zijn.

De overlap met een boekhoudpakket is echt en met opzet — Productive kan een factuur versturen. Of het dat moet doen is een bedrijfsbeslissing, geen technische: sommige bureaus factureren rechtstreeks vanuit Productive en laten hun boekhouder met de export werken, andere laten Productive berekenen wat factureerbaar is en geven dat door aan Exact Online of Moneybird om echt te factureren. We bouwen voor beide antwoorden, maar stellen de vraag voordat we iets bouwen.

Wat er misgaat

Drie dingen die misgaan zodra Productive naast een echt boekhoudpakket staat

Alle drie komen voort uit hetzelfde: twee systemen die allebei kunnen factureren, zonder dat iemand heeft besloten welk systeem het echt doet.

Een factuur wordt vanuit beide verstuurd, of vanuit geen van beide

Een projectmanager zet een budget in Productive op klaar-om-te-factureren en verstuurt hem. De boekhouder, werkend vanuit het boekhoudpakket, ziet dat niet en stuurt een week later zijn eigen versie — of geen van beide stuurt iets, want allebei dachten dat de ander het had gedaan.

Wat je in plaats daarvan ziet

Eén systeem wordt aangewezen als degene die factureert, en het andere levert alleen de getallen aan. Productive berekent wat factureerbaar is; de factuur zelf komt van precies één plek.

Budgetverbruik is zichtbaar in Productive en nergens anders

Een project zit voor 80% door zijn uren met nog een maand werk te gaan, en de accountmanager komt dat te weten via een Productive-rapport dat hij moest onthouden te openen, niet via iets dat hem uit zichzelf bereikte.

Wat je in plaats daarvan ziet

Een budgetdrempel stuurt een bericht naar Slack of een status naar een intern dashboard, zodat de waarschuwing aankomt in plaats van te wachten tot iemand hem opzoekt.

Uren worden twee keer ingevoerd, één keer informeel en één keer echt

Iemand houdt zijn dag bij in een persoonlijke notitie-app omdat Productive als administratie aanvoelt, en bouwt de echte invoer aan het eind van de week uit het geheugen na. Bij die reconstructie krimpen de factureerbare uren stilletjes.

Wat je in plaats daarvan ziet

Uren die één keer worden ingevoerd, waar mensen ze ook echt bijhouden — een agenda, een tool die ze al gebruiken — komen in Productive aan als de echte invoer, geen inschatting op vrijdagmiddag.

De rekening van het handwerk

Wat twee factuursystemen kosten, in een bedrijf dat op factureerbare uren draait

Het rekenwerk hier gaat niet over minuten, het gaat over factureerbare uren die niet gefactureerd worden. Een projectmanager die twee systemen moet afstemmen voordat hij een factuur verstuurt, verliest daar alleen al twintig tot dertig minuten per project per maand aan — klein naast wat er gebeurt als die afstemming wordt overgeslagen.

De echte kostenpost is de factuur die te laat de deur uitgaat, of helemaal niet, omdat beide systemen dachten dat de ander het had gedaan. Bij een bureau-retainer van een paar duizend euro per maand is één gemiste factuurcyclus echt geld, en die wordt meestal ontdekt doordat een boekhouder vraagt waarom omzet en geboekte uren niet kloppen.

Wat we bouwen

Wij bouwen ook het ding aan de andere kant

Bij Productive is het nuttige gesprek niet de API, het is welk systeem de factuur bezit — is dat eenmaal besloten, dan is de koppeling zelf vooral loodgieterswerk.

Een koppeling heeft twee kanten. Er zijn genoeg bureaus die de API-call voor je bouwen en je een JSON-payload overhandigen; dat is de makkelijke helft. De moeilijke helft is waar die data in landt — een website, een webshop, een portaal waar je klanten op inloggen, een intern hulpmiddel dat een spreadsheet vervangt. JKC bouwt beide kanten, en daarom blijven de koppelingen die wij bouwen meestal werken: aan de ontvangende kant is voor ons niets een zwarte doos.

API-koppelingen

De koppeling zelf: authenticatie, veldmapping, rate limits, retries en een wachtrij die overleeft dat het andere systeem een uur uit de lucht is. Gebouwd op de gedocumenteerde API als die er is, en op wat de leverancier werkelijk aanbiedt als die er niet is.

Websites

WordPress-sites die uit je systemen lezen in plaats van ze met de hand na te typen: een vacaturepagina die uit je HR-systeem komt, een teampagina die je salarisadministratie volgt, prijzen en beschikbaarheid die de echte zijn.

Webshops

WooCommerce-shops waarin de order de laatste keer is dat iemand hem intypt: hij wordt een factuur in je boekhoudpakket, een label bij je vervoerder, een voorraadmutatie in je warehouse en een regel in je CRM, uit zichzelf.

Webapplicaties

Als het proces in geen enkel standaardproduct past: een klantportaal, een offertetool, een planbord, een dashboard dat drie systemen tegelijk uitleest. Gebouwd op jouw data, met jouw systemen als bron in plaats van een kopie ervan.

Wat er gekoppeld kan worden

Wat er tussen Productive en de rest van je systemen gekoppeld kan worden

De API van Productive is een REST API, goed genoeg gedocumenteerd voor een PSA van dit formaat. De pijl zegt welke kant iets op gaat.

  • Factureerbare uren en kosten naar je boekhoudpakket

    Wat Productive als factureerbaar heeft berekend, per project of per klant, komt aan als factuurregels in Exact Online, Moneybird of Jortt — in plaats van dat iemand een rapport overtypt.

  • Deals en bedrijven tussen Productive en een CRM

    Een gewonnen deal in HubSpot of Pipedrive wordt een project en budget in Productive, met het bedrijfsrecord gelijk gehouden zodat niemand twee versies van dezelfde klant beheert.

  • Budget- en margewaarschuwingen naar Slack of Teams

    Een drempel — tachtig procent van de uren gebruikt, een marge die onder een ingestelde grens zakt — geplaatst waar de accountmanager al kijkt, in plaats van in een rapport te blijven staan.

  • Uren uit een bron die mensen echt gebruiken

    Uren geboekt in een agenda of een andere tool die mensen meer vertrouwen dan handmatige invoer, komen in Productive aan als echte tijdregistraties in plaats van een schatting achteraf.

De meeste projecten gebruiken de eerste twee regels: factureerbare uren die naar de boeken stromen, deals die vanuit het CRM binnenkomen. Al het andere is het waard om toe te voegen zodra die twee zijn vertrouwd.

Hoe het werkt

Hoe een koppeling bij JKC gebouwd wordt

Elke keer dezelfde vier stappen, om welke tool het ook gaat. Niets hiervan is een workshop waar je voor betaalt: stap één bestaat omdat een koppeling verkeerd afbakenen het duurste is wat er met zo'n koppeling kan gebeuren.

  1. 1. We kijken wat er nu écht wordt overgetypt

    Niet "welke velden bestaan er" maar "welke velden verplaatst iemand nu met de hand, hoe vaak, en wat gaat er stuk als het misgaat". De meeste projecten blijken twee of drie stromen nodig te hebben, geen volledige tweerichtingssync van alles. Dat gesprek is wat de offerte laag houdt.

  2. 2. We kiezen de route, en zeggen waarom

    Een onderhouden connector van de leverancier, een platform als Make of Zapier, of een maatwerkkoppeling op de API. Goedkoopste eerst, niet maatwerk eerst: als een ondersteunde plugin precies doet wat je nodig hebt, dan is dat het antwoord en zeggen we dat ook. Maatwerk is voor de gevallen waarin de kant-en-klare optie zoveel configuratie vraagt dat hij juist het fragiele onderdeel wordt.

  3. 3. We bouwen hem zo dat hij het andere systeem overleeft

    Elke koppeling krijgt retries, een wachtrij en een idempotency-sleutel mee, zodat een order die binnenkomt terwijl de andere kant eruit ligt later wordt afgeleverd in plaats van verdwijnt, en een retry geen tweede factuur aanmaakt. Eerst op een testomgeving waar de leverancier die aanbiedt, zodat het eerste wat je echte administratie ziet een werkende koppeling is.

  4. 4. We dragen hem over met de faalgevallen opgeschreven

    Welke meldingen je krijgt, wat elke melding betekent, wat je eraan doet en wie je belt. Plus de inloggegevens op jouw naam, in jouw eigen kluis — niet in de onze. Een koppeling die niemand behalve wij kan onderhouden is een koppeling die niet van jou is.

Meer over systeemintegraties bij JKC

Nadat hij live is

Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling

Dit is het deel dat in de meeste offertes ontbreekt. Een koppeling die stopt met werken zonder dat iemand het merkt is erger dan handwerk, want bij handwerk merkt iemand het tenminste als het niet gedaan is. Elke koppeling die JKC bouwt wordt gemonitord, en die monitoring is geen bijverkoop — die zit in de servicekosten.

Een melding per mislukt bericht, geen maandrapport

Een bericht dat niet doorkomt geeft binnen het uur een melding, met de regel waar het over ging. Geen dashboard dat je moet onthouden om te bekijken.

Opnieuw versturen, niet opnieuw invoeren

Wat mislukt is blijft in een wachtrij staan en kan opnieuw verstuurd worden zodra de oorzaak weg is, in de juiste volgorde. Niemand hoeft gisteren door te spitten op zoek naar de vier orders die niet zijn aangekomen.

Wij volgen de wijzigingen van de leverancier, zodat jij dat niet hoeft

API's krijgen nieuwe versies, worden uitgefaseerd en gaan op rate limits. Kondigt een leverancier een wijziging aan die jouw koppeling raakt, dan is meebewegen onderdeel van de servicekosten en geen nieuw project.

Wat het kost

Vanaf € 1.700, en de grootste variabele is wie de andere kant heeft gebouwd

Specifiek voor Productive is het eerste nuttige resultaat van een project vaak geen code maar een beslissing: welk systeem factureert. Dat gesprek voeren we liever voor de offerte dan een koppeling bouwen die opnieuw moet zodra die vraag alsnog opduikt.

Een koppeling begint vanaf € 1.700 plus maandelijkse servicekosten, waar de monitoring, de wachtrij en het bijhouden van API-wijzigingen van de leverancier in zitten. Werk buiten een vaste scope is € 95 per uur.

Wat het bedrag beweegt is niet de tool — het is hoe goed het systeem aan de andere kant bekend is. Heeft JKC je website, je webshop of je webapplicatie gebouwd, dan kennen we het datamodel, de uitzonderingen en waar de voorraadaantallen echt vandaan komen, en is een koppeling erin vooral configureren en testen. Is het een systeem dat we nooit hebben opengeslagen, dan beginnen we met een korte technische check aan beide kanten en offreren we daarna, zodat je niet op uurbasis betaalt voor ons uitzoekwerk.

Twee dingen die het bedrag verder bewegen, in onze ervaring meer dan al het andere: of de tool een echte API heeft of alleen een CSV-export, en of de sync twee kanten op moet. Eenrichting is ruwweg de helft van het werk van tweerichting, want tweerichting betekent per veld beslissen welk systeem wint als ze het oneens zijn — en die beslissing is het dure deel, niet de code.

Vragen

Veelgestelde vragen over Productive.io koppelen

Niet per se — dat is de beslissing waar we als eerste naar vragen. Factureert Productive, dan stuurt de koppeling de uitkomst als vastlegging naar je boekhoudpakket, geen concept. Factureert je boekhoudpakket, dan berekent Productive alleen wat factureerbaar is en geeft dat door. Beide zijn normaal; beide tegelijk draaien zonder te kiezen is wat de problemen veroorzaakt.

Staat hier vaak naast

Tools die hier vaak naast staan

Bijna niemand koppelt één tool. Dit zijn de tools die in hetzelfde gesprek langskomen, of omdat ze in hetzelfde deel van het bedrijf zitten of omdat mensen om die twee samen vragen.

Bekijk alle koppelingen

Gratis, 10 minuten

Geen idee waar de handmatige uren echt naartoe gaan?

Daar is de Groeicheck voor. Tien minuten, zonder verkoopgesprek eraan vast: je krijgt terug waar het dubbele werk zit, welke koppeling zich als eerste terugverdient, en welke eerlijk gezegd niet.

Doe de gratis Groeicheck