CRM

Je pipeline is alleen zo eerlijk als de leads die iemand heeft onthouden in te typen

Een lead vult een formulier in. Het wordt een e-mail, en of het een Deal in Pipedrive wordt hangt volledig af van of degene die de mail leest vijf minuten heeft en eraan denkt het te doen voordat hij verdergaat met het volgende. Sommige weken lukt dat. Sommige weken niet, en dan wordt de forecast stilletjes een beetje verder fout.

Pipedrive is gebouwd om een pipeline makkelijk te overzien en te vertrouwen te maken. Dat vertrouwen houdt alleen stand als wat erin komt compleet is, en een handmatige stap tussen een formulier en een Deal is precies waar die volledigheid weglekt.

  • REST API met een API-token per gebruiker
  • Persons, Organizations, Deals, Activities
  • Vanaf € 1.700 plus servicekosten
De tool

Wat Pipedrive is, en hoe het datamodel verschilt van een groter CRM

Pipedrive is een salespipeline-CRM gebouwd rond Deals als centraal object, met Persons en Organizations eraan gekoppeld en Activities die de opvolging bijhouden. Het is bewust eenvoudiger dan Salesforce of Dynamics — minder configuratielagen, een gedocumenteerde REST API, en een Marketplace met kant-en-klare apps in plaats van een platform voor diep maatwerk.

Die eenvoud is de aantrekkingskracht voor de kleine en middelgrote salesteams die het gebruiken, en het is ook de grens die je wil kennen voordat je een koppeling afbakent: er is geen equivalent van Salesforce's Apex of de plugins van Dynamics voor complexe serverside-logica, dus alles wat verder gaat dan veldmapping en fase-automatisering leeft meestal buiten Pipedrive, in de koppeling zelf.

Wat er misgaat

Drie dingen die misgaan tussen een website en Pipedrive

Dit zijn de drie die in bijna elke audit van een Pipedrive-account terugkomen dat gevoed wordt door een formulier dat alleen mail verstuurt.

De forecast mist de leads die niemand heeft ingetypt

In een drukke week halen een paar webleads het nooit van inbox naar Deal, en die bestaan gewoon niet voor de pipeline. Het management vertrouwt een forecast die nooit compleet was, en ontdekt pas waarom als het kwartaal tegenvalt.

Wat je in plaats daarvan ziet

Elke formulierinzending wordt op het moment van binnenkomst een Person en een Deal in de juiste pipeline, of er nu iemand naar de inbox kijkt of niet. De forecast is compleet omdat er niets afhangt van iemand die eraan moet denken.

Een gewonnen deal vertelt de website niets

Een deal die op Won staat in Pipedrive zou in de meeste bedrijven iets moeten triggeren — een welkomstmail, een account dat wordt aangemaakt, een klantprijslijst die aangaat. Zonder koppeling triggert het niets, en moet iemand eraan denken dat proces met de hand op te starten, in een tweede systeem, uit het hoofd.

Wat je in plaats daarvan ziet

Een deal op Won zetten stuurt een webhook die de volgende stap automatisch start — een account aangemaakt op de site, een melding naar wie de order uitvoert, een welkomstreeks — dezelfde seconde dat de deal sluit.

Dezelfde organisatie bestaat onder drie namen

Verschillende formulierinzendingen spellen een bedrijfsnaam anders — met of zonder "B.V.", met of zonder een typefout die niemand zag — en Pipedrive maakt elke keer een nieuwe Organization aan in plaats van de bestaande te herkennen. Een verkoper verliest de dealgeschiedenis zodra de naam niet exact matcht.

Wat je in plaats daarvan ziet

Nieuwe Organizations worden gematcht op een betrouwbaardere sleutel dan een vrij ingevoerde naam waar die beschikbaar is — een domein, een KVK-nummer — voordat er iets nieuws wordt aangemaakt, zodat geschiedenis blijft staan bij het bedrijf waar hij hoort.

De rekening van het handwerk

Wat het handmatig invoeren van webleads in Pipedrive kost

Bij 60 webleads per maand en vier minuten per stuk om de mail te openen, een Person en een Deal aan te maken en de juiste pipelinefase te kiezen, is dat vier uur per maand — op zich niet groot, maar het zijn vier uur waarin de echte kosten zitten in de leads die op een drukke dag worden overgeslagen, niet in de leads die langzaam worden ingetypt.

De vraag die het stellen waard is, is niet "hoeveel uur" maar "hoeveel leads zijn nooit een Deal geworden". Vraag een salesmanager om formulierinzendingen in de eigen analytics van de website te vergelijken met Deals aangemaakt in Pipedrive voor dezelfde maand; het gat tussen die twee getallen is meestal het ongemakkelijkere.

Wat we bouwen

Wij bouwen ook het ding aan de andere kant

Bij Pipedrive is de koppeling meestal klein en zit de waarde in wat er gebeurt op het moment dat een deal wordt gewonnen, dus is het de moeite waard de "won"-webhook mee te ontwerpen in hetzelfde project in plaats van als latere toevoeging.

Een koppeling heeft twee kanten. Er zijn genoeg bureaus die de API-call voor je bouwen en je een JSON-payload overhandigen; dat is de makkelijke helft. De moeilijke helft is waar die data in landt — een website, een webshop, een portaal waar je klanten op inloggen, een intern hulpmiddel dat een spreadsheet vervangt. JKC bouwt beide kanten, en daarom blijven de koppelingen die wij bouwen meestal werken: aan de ontvangende kant is voor ons niets een zwarte doos.

API-koppelingen

De koppeling zelf: authenticatie, veldmapping, rate limits, retries en een wachtrij die overleeft dat het andere systeem een uur uit de lucht is. Gebouwd op de gedocumenteerde API als die er is, en op wat de leverancier werkelijk aanbiedt als die er niet is.

Websites

WordPress-sites die uit je systemen lezen in plaats van ze met de hand na te typen: een vacaturepagina die uit je HR-systeem komt, een teampagina die je salarisadministratie volgt, prijzen en beschikbaarheid die de echte zijn.

Webshops

WooCommerce-shops waarin de order de laatste keer is dat iemand hem intypt: hij wordt een factuur in je boekhoudpakket, een label bij je vervoerder, een voorraadmutatie in je warehouse en een regel in je CRM, uit zichzelf.

Webapplicaties

Als het proces in geen enkel standaardproduct past: een klantportaal, een offertetool, een planbord, een dashboard dat drie systemen tegelijk uitleest. Gebouwd op jouw data, met jouw systemen als bron in plaats van een kopie ervan.

Wat er gekoppeld kan worden

Wat er tussen Pipedrive en je website gekoppeld kan worden

Gebouwd op de REST API met een afgebakend API-token. De eigen webhooks van Pipedrive dekken het meeste van "er is iets veranderd" zonder te hoeven pollen.

  • Webformulieren als Persons, Organizations en Deals

    Gematcht tegen bestaande Persons en Organizations voordat er iets nieuws wordt aangemaakt, geplaatst in de juiste pipeline en fase op basis van welk formulier of welke pagina hij vandaan komt.

  • Deal gewonnen of verloren, als trigger

    Een webhook bij faseverandering die start wat er aan de websitekant zou moeten gebeuren — accountaanmaak, een welkomstflow, klantspecifieke prijzen aanzetten.

  • Activities en agenda

    Een afspraak geboekt via de eigen scheduler van de website die als Activity op de juiste Deal landt, zodat een verkoper nooit hoeft in te voeren wat elders al is gebeurd.

  • Producten en prijslijsten naar een offerteflow

    De Products van Pipedrive, uitgelezen zodat een offertebouwer op de website dezelfde items en prijzen kan aanbieden die een verkoper in de tool ziet.

Hoe het werkt

Hoe een koppeling bij JKC gebouwd wordt

Elke keer dezelfde vier stappen, om welke tool het ook gaat. Niets hiervan is een workshop waar je voor betaalt: stap één bestaat omdat een koppeling verkeerd afbakenen het duurste is wat er met zo'n koppeling kan gebeuren.

  1. 1. We kijken wat er nu écht wordt overgetypt

    Niet "welke velden bestaan er" maar "welke velden verplaatst iemand nu met de hand, hoe vaak, en wat gaat er stuk als het misgaat". De meeste projecten blijken twee of drie stromen nodig te hebben, geen volledige tweerichtingssync van alles. Dat gesprek is wat de offerte laag houdt.

  2. 2. We kiezen de route, en zeggen waarom

    Een onderhouden connector van de leverancier, een platform als Make of Zapier, of een maatwerkkoppeling op de API. Goedkoopste eerst, niet maatwerk eerst: als een ondersteunde plugin precies doet wat je nodig hebt, dan is dat het antwoord en zeggen we dat ook. Maatwerk is voor de gevallen waarin de kant-en-klare optie zoveel configuratie vraagt dat hij juist het fragiele onderdeel wordt.

  3. 3. We bouwen hem zo dat hij het andere systeem overleeft

    Elke koppeling krijgt retries, een wachtrij en een idempotency-sleutel mee, zodat een order die binnenkomt terwijl de andere kant eruit ligt later wordt afgeleverd in plaats van verdwijnt, en een retry geen tweede factuur aanmaakt. Eerst op een testomgeving waar de leverancier die aanbiedt, zodat het eerste wat je echte administratie ziet een werkende koppeling is.

  4. 4. We dragen hem over met de faalgevallen opgeschreven

    Welke meldingen je krijgt, wat elke melding betekent, wat je eraan doet en wie je belt. Plus de inloggegevens op jouw naam, in jouw eigen kluis — niet in de onze. Een koppeling die niemand behalve wij kan onderhouden is een koppeling die niet van jou is.

Meer over systeemintegraties bij JKC

Nadat hij live is

Een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling

Dit is het deel dat in de meeste offertes ontbreekt. Een koppeling die stopt met werken zonder dat iemand het merkt is erger dan handwerk, want bij handwerk merkt iemand het tenminste als het niet gedaan is. Elke koppeling die JKC bouwt wordt gemonitord, en die monitoring is geen bijverkoop — die zit in de servicekosten.

Een melding per mislukt bericht, geen maandrapport

Een bericht dat niet doorkomt geeft binnen het uur een melding, met de regel waar het over ging. Geen dashboard dat je moet onthouden om te bekijken.

Opnieuw versturen, niet opnieuw invoeren

Wat mislukt is blijft in een wachtrij staan en kan opnieuw verstuurd worden zodra de oorzaak weg is, in de juiste volgorde. Niemand hoeft gisteren door te spitten op zoek naar de vier orders die niet zijn aangekomen.

Wij volgen de wijzigingen van de leverancier, zodat jij dat niet hoeft

API's krijgen nieuwe versies, worden uitgefaseerd en gaan op rate limits. Kondigt een leverancier een wijziging aan die jouw koppeling raakt, dan is meebewegen onderdeel van de servicekosten en geen nieuw project.

Wat het kost

Vanaf € 1.700, en de grootste variabele is wie de andere kant heeft gebouwd

Specifiek voor Pipedrive is dit meestal een van de kleinere koppelingen in de bank: de API is eenvoudig en er valt buiten veldmapping weinig te configureren, dus het startbedrag van € 1.700 dekt vaak het hele eerste project.

Een koppeling begint vanaf € 1.700 plus maandelijkse servicekosten, waar de monitoring, de wachtrij en het bijhouden van API-wijzigingen van de leverancier in zitten. Werk buiten een vaste scope is € 95 per uur.

Wat het bedrag beweegt is niet de tool — het is hoe goed het systeem aan de andere kant bekend is. Heeft JKC je website, je webshop of je webapplicatie gebouwd, dan kennen we het datamodel, de uitzonderingen en waar de voorraadaantallen echt vandaan komen, en is een koppeling erin vooral configureren en testen. Is het een systeem dat we nooit hebben opengeslagen, dan beginnen we met een korte technische check aan beide kanten en offreren we daarna, zodat je niet op uurbasis betaalt voor ons uitzoekwerk.

Twee dingen die het bedrag verder bewegen, in onze ervaring meer dan al het andere: of de tool een echte API heeft of alleen een CSV-export, en of de sync twee kanten op moet. Eenrichting is ruwweg de helft van het werk van tweerichting, want tweerichting betekent per veld beslissen welk systeem wint als ze het oneens zijn — en die beslissing is het dure deel, niet de code.

Vragen

Veelgestelde vragen over Pipedrive koppelen

Ja, custom velden op Persons, Organizations en Deals zijn via de REST API net zo goed te lezen en te schrijven als standaardvelden, aangeroepen via een veldsleutel in plaats van het label dat je op het scherm ziet.

Het enige om op te letten is dat de opties van een custom veld — de waardenlijst van een keuzelijst, bijvoorbeeld — eerst in Pipedrive aangemaakt moeten worden; de API kan niet ter plekke een nieuwe optie verzinnen, alleen kiezen uit wat al bestaat.

Staat hier vaak naast

Tools die hier vaak naast staan

Bijna niemand koppelt één tool. Dit zijn de tools die in hetzelfde gesprek langskomen, of omdat ze in hetzelfde deel van het bedrijf zitten of omdat mensen om die twee samen vragen.

Bekijk alle koppelingen

Gratis, 10 minuten

Geen idee waar de handmatige uren echt naartoe gaan?

Daar is de Groeicheck voor. Tien minuten, zonder verkoopgesprek eraan vast: je krijgt terug waar het dubbele werk zit, welke koppeling zich als eerste terugverdient, en welke eerlijk gezegd niet.

Doe de gratis Groeicheck